Outsourcing kadr i płac – plusy i minusy

Decyzja by zlecić prowadzenie spraw kadrowo-płacowych firmie zewnętrznej (tzw. outsourcing) podejmowana jest przez wiele firm, są to zarówno duże przedsiębiorstwa skupiające się wyłącznie nad zadaniami związanymi z ich podstawową działalnością, jak i małe firmy szukające wysokiego poziomu usług – jedni i drudzy oczekują idealnie dopasowanych rozwiązań.

Elastyczne rozwiązania, jakie daje wam outsourcing kadr i płac (głównie oszczędności) wymagają przeanalizowania ich pod względem korzyści i opłacalności. 

Na początek warto sprawdzić, jakie są jego zalety:

• Umożliwia wam skoncentrowanie się na właściwej działalności, eliminuje czasochłonne rutynowe i cykliczne zadania, a także zwiększa kontrolę kosztów i pozwala uwolnić środki na inwestycję.
• Bezpieczna archiwizacja dokumentów oraz stały dostęp do wprowadzonych do systemu dokumentów. Proste wyszukiwanie i sortowanie pozwala na błyskawiczne dotarcie do każdej kartoteki.
• Utrzymując niższy poziom zatrudnienia zmniejszycie koszty związane ze szkoleniem specjalistów.
• Nie potrzebujecie przeznaczać dodatkowych kosztów na utrzymywanie i eksploatację biura, zakup systemu informatycznego oraz infrastruktury IT, jednocześnie uzyskujecie dostęp do specjalistycznego oprogramowania firmy outsourcingowej.
• Redukcja ryzyka - Zyskujecie poczucie większego bezpieczeństwa przekazując obowiązki prowadzenia procesów personalnych doświadczonej firmie.
• Doradztwo i sporządzanie pełnych raportów w formacie informacji podatkowej.
• Gwarancja przestrzegania obowiązujących regulacji prawnych.
• Możliwość bieżącego kontrolowania i weryfikowania prac firmy outsourcingowej.

Sprawdźmy, zatem jakie są wady prowadzenia spraw kadrowo-płacowych:

• Konieczność przekazywania istotnych danych takich jak wynagrodzenia czy dane osobowe. Jednak rzetelna i solidna firma outsourcingowa nie niesie za sobą żadnego zagrożenia.
• Problemy prawne w przypadku nienależytego wywiązywania się z zadań przez firmę outsourcingową. Pamiętać należy, że w przypadku ewentualnych wykroczeń przeciwko prawom pracownika bądź błędom związanym z rozliczeniami odpowiada pracodawca.
• Ryzyko podniesienia cen za usługi prowadzenia kadr i płac przez firmę zewnętrzną

Tak naprawdę wybierając rozsądnie firmę, której powierzymy zadania outsourcingowe, trudno doszukać się większych wad. 

Jeżeli zlecenie outsourcingu w waszym przypadku jest konieczne, warto sprawdzić doświadczenie firmy outsourcingowej oraz to czy dana firma może zaoferować usługi odpowiadające waszym wymaganiom. Jednym z istotnych elementów będzie funkcjonalność systemu kadrowo-płacowego, jakim posługuje się dana firma. Czy dany system oferuje możliwości wpisywania danych on-line jak to jest w przypadku agencji promocyjnej Savoir.

Przykładowe obowiązki outsourcingowe dotyczące kadr

Firma outsourcingowa powinna wziąć odpowiedzialność za realizację zadań takich jak przygotowanie umów, prowadzenie akt osobowych pracowników, prowadzenie dokumentacji historii zatrudnienia i stażu pracy, sporządzanie raportów dotyczących rotacji zatrudnienia, czy raportowanie o zmianach w prawie.

Przykładowe obowiązki outsourcingowe dotyczące płac

Terminowe wypłaty wynagrodzeń i rozliczania podatków i składek ZUS, sporządzanie deklaracji podatkowych, sporządzania list płac, kartotek wynagrodzeń wraz z „paskami”, sporządzenie rozliczenia rocznego podatku dochodowego, a także przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach dla pracowników.